工程有限公司合同管理办法

SunnyBermu

　                                合同管理办法
　1总则:
　1.1为适应社会主义市场经济的需要，规范********工程有限公司（以下简称“公司”）的合同管理，避免和减少因合同管理不当造成的损失，提高企业的经济效益，根据《中华人民共和国合同法》、《国家电力公司合同管理办法》以及有关法律、法规的规定，结合公司的实际情况，制定本办法。
　1.2本办法所称合同指公司及分公司（以下简称“各单位”）相互之间或与其他法人、非法人组织及自然人之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
　1.3本办法所称的合同管理包括各单位有关合同的订立、履行、变更、解除、转让、合同纠纷处理、合同备案、归档及考核与奖惩等。
　劳动合同的管理，按照山西省劳动合同管理办法执行。
　1.4合同管理实行归口管理与专业管理相结合的管理原则。
　2职责:
　2.1公司的计划经营部是各单位的合同归口管理部门，负责对合同管理工作进行规范、指导、监督、检查和考核。
　2.2公司的财务部、工程部是各单位合同管理专业监督部门，负责对合同订立及履行活动是否符合国家财经纪律及政策、各项规章制度、安全责任等规定进行专业监督。
　2.3各单位的职能部门是本单位的合同承办部门，按照职能分工和业务性质负责合同的立项、谈判、订立和履行等工作。
　2.4合同承办部门不明确的，由本单位的法定代表人在职能部门中指定。
　2.5公司的计划经营部是公司合同管理的监督协作部门，按照部门职责参与合同的管理，坚决杜绝和严厉查处合同订立、履行过程中的违法乱纪、渎职谋私行为。
　2.6合同管理实行承办人制度。每一项合同应当由法定代表人或职能部门确定至少一名承办人，对合同订立至履行完毕的全过程负责。
　合同订立或履行过程中，合同承办人离开工作岗位的，由其原所在职能部门负责人或法定代表人指定其他人继续履行承办人职责，直至合同履行完毕。合同承办人不得是临时性借用或聘用人员。
　2.7公司计划经营部的合同管理职责：
　2.7.1制订、修改并贯彻执行《山西**电力工程有限公司合同管理办法》（以下简称“办法”）及配套管理制度；
　2.7.2归口管理公司本部合同管理工作；对各单位的合同管理工作进行规范、指导、监督和检查；
　2.7.3参与公司本部重大合同的起草、谈判、审查、会签等工作；
　2.7.4负责公司本部合同台帐建立及重大合同的备案工作，并按省、市的有关规定按时报告、备案；
　2.7.5负责公司本部合同纠纷的处理；按公司的有关规定负责处理或协调处理公司各单位的合同纠纷；
　2.7.6协助公司本部合同档案管理工作；
　2.7.7组织相关业务人员的合同管理业务培训；
　2.7.8完成省、市要求的其他合同管理工作。
　2.8公司各单位应重视和发挥计划经营部在合同订立、履行、管理及争议解决等方面的作用。对计划经营部就重大合同提出的审查意见以及加强企业法制化管理的意见和建议应当认真研究和采纳。
　3合同的订立:
　3.1各单位签订合同，除即时清结者外，应当订立书面合同。
　虽属即时清结，但合同标的物有专业技术要求，清结当时难以检测产品内在质量，或应有试用期、保质期要求的交易，也应当订立书面合同。
　合同当事人协商一致的有关修改、补充合同的文书、电报、电传、传真、电子邮件和图表等，也是合同的组成部分。
　计划单、调拨单、定货单、要货单、预算单、收欠条等不能代替合同。
　3.2本办法第十条所称书面合同，是指采用合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的合同形式。
　3.3合同一般应当具备以下主要条款：
　3.3.1标的（包括名称、型号、规格等）；
　3.3.2数量和质量（包括检测标准和方法）；
　3.3.3价款或酬金，以及支付的方式；
　3.3.4履行的期限、地点和方式；
　3.3.5违约责任；
　3.3.6合同修改、变更、解除或转让的条件；
　3.3.7合同争议的解决方式；
　3.3.8合同各方当事人的名称、法定地址、邮政编码、法定代表人的姓名职务、开户银行；
　3.3.9合同订立的时间、地点；
　3.3.10根据法律、法规规定和合同性质确定或者各方当事人约定的其他必备条款。
　对数量、质量、履行期限、地点和方式等有特殊要求的，应当在合同中予以明确。
　3.4合同的起草应由己方或以己方为主承担。
　重大合同文本的起草，合同承办人应当征求相关业务部门、财务部、工程部及计划经营部的意见，涉及施工安全责任的，应当征求工程部的意见。
　3.5合同文本应当做到：条款齐全、内容具体、权责明确、逻辑严密、表述清楚。
　合同中的术语、特有词汇、重要概念等，应当设立定义条款。
　合同中涉及的数字、日期的，应当注明是否包含本数。
　3.6 订立合同必须遵循公平、自愿、诚实信用的原则；遵守国家法律、行政法规；尊重社会公德；不得利用合同进行违法活动，损害国家利益、社会公共利益和企业利益；不得谋取私利。
　3.7合同实行先签订，后履行的原则，合同生效前，不得实际履行。
　3.8公司本部、分公司有权对外订立合同。
　公司的项目部，根据公司的授权范围对外订立合同。
　各单位的内部机构或职能部门未经法定代表人授权，不得以本单位的名义对外订立合同。
　3.9 订立合同必须符合下列程序：
　3.9.1意向接触。资信调查；由各单位法定代表人或职能部门负责人指定至少一名合同承办人负责；
　3.9.2合同谈判：由合同承办人负责，属于本办法第二十二条规定的重大合同的谈判由合同承办人组织相关业务部门、财务部、工程部和计划经营部共同参与；
　3.9.3审查会签：属于本办法第二十二条规定的重大合同由合同承办人组织相关业务部门、财务部、施工部和计划经营部按照各自职责分工进行审查会签；
　3.9.4合同签订：由各单位法定代表人或根据法定代表人的授权委托签订合同；
　3.9.5登记备案、归档：由各单位印信秘书负责统一编号和登记备案；合同签订后按照不同类别分别归档；
　3.9.6完成合同订立的其他程序：根据法律、法规的规定或当事人的约定，合同必须呈报上级主管部门批准或政府有关部门批准、鉴证或公证机关公证的，由合同承办人负责办理具体有关手续，计划经营部根据需要予以协助。
　3.10合同承办人对合同对方当事人进行资信调查应当包括以下内容：
　3.10.1主体资格合法；具有经过年检的有效的营业执照；
　3.10.2拟订立合同的标的符合当事人经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可、等级、资质证书；
　3.10.3由代理人订立合同的，应当出具真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明；
　3.10.4具有相应的履约能力：包括生产能力、经营能力、支付能力等。必要时应要求对方当事人出具近期的资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件；
　3.10.5具有履约信用：连续三年重合同、守信用，无违约引起重大合同纠纷，或发生经济犯罪案件。
　合同对方当事人资信情况有瑕疵影响履约能力的，不应与其签订合同。
　3.11负责合同签订、履行具体工作的合同承办人应当具备相应的专业知识和法律常识。
　3.12参与本办法第二十二条规定的重大合同的谈判的各部门应当在合同承办人的组织下，按照各自的职责分工，相互配合、相互协作，在对外谈判前应对合同的主要条款和谈判意向、谈判策略进行内部磋商，取得一致意见，并对达成一致的内部意见予以保密。
　参与谈判的各部门意见不一致时，由本单位的法定代表人（或授权分管领导）决定对外一致意见，各参与谈判人员不得在谈判过程中发生内部争执或随意向对方发表不同意见。
　谈判过程中，合同承办人向对方提供有关资料应事先征得本单位法定代表人（或授权分管领导）同意，其他参与谈判人员不得自行向对方提供有关资料。
　谈判过程应当保持参与谈判人员的稳定，无特殊情况，不得中途更换谈判人员。
　3.13各单位标的较大的合同或者对签约单位有重大影响的合同以及签约单位的法定代表人（或授权分管领导）认为应当由各职能部门共同审查会签的合同实行审查会签制。
　公司本部标的较大的合同指标的在人民币50万元以上（含50万元）的合同。
　公司本部重大影响的合同主要指：电厂（网）工程建设合同；招投标合同（包括相关的招投标文件）；资产抵押、转让、出售、收购、租赁合同；融资、担保、投资、承包运营合同；企业合并、收购兼并、分立合同；土地使用权转让合同；企业改制有关合同、资产重组合同。
　公司各单位结合本单位的实际情况，确定审查会签合同的标的额和重大影响的合同的范围。
　3.14合同承办人及相关业务部门应对合同的以下内容进行审查：
　3.14.1合同的可行性：
　项目计划具体明确；
　市场需求情况充分调查、预测科学；
　经济效益情况真实、可信；
　资金、资产使用效果的财务可行性；
　具有可操作性。
　3.14.2合同的技术性：
　项目技术真实、全面、可靠；
　技术措施完备、可行；
　技术标准、参数科学、先进、完善。
　3.14.3合同的安全性：
　涉及的知识产权已采取相应的保护或限制措施；
　无损本单位的商誉；
　无损本单位经济利益的其他情形。
　3.15  财务部、计划经营部对应当审查会签的合同进行以下内容的审查：
　3.15.1资金、资产的合法性：
　资金来源合法，资产的所有权明确、合法；
　资金使用和资产动用的审批手续合法；
　资金、资产的用途及使用方法合法。
　3.15.2价款、酬金和结算的合法性、合理性：
　价款、酬金确定合法、合理、正确；
　资金结算、酬金支付方式合法、明确、具体。
　3.15.3财务部认为需要审查的其他内容。
　3.15.4计划经营部根据法律、法规和公司有关制度认为需要审查的其他内容。
　3.16 施工部对应当审查会签的合同进行以下内容的审查：
　3.16.1设备、设施安全的技术状况良好；
　3.16.2涉及人身安全的防护状况良好；
　3.16.3符合各项安全规章制度；
　㈣、安全保卫部认为需要审查的其他内容。
　3.17计划经营部对应当审查会签的合同进行以下内容的审查：
　3.17.1合法性：
　a、内容合法：签约各方意思表示真实，符合诚实信用的原则，无显失公平的内容，不违背现行的法律、法规和政策；
　b、形式合法：符合法律、法规规定的形式；
　c、程序合法：签约程序符合法定要求，依法办理相应手续。
　3.17.2严密性：
　a、合同文字清楚，定义准确，条款完整、齐备；
　b、设定的权利、义务具体、明确；
　c、相关的附件完备；
　d、附加条件适当、合法。
　3.17.3合法性：
　a、合同承办人及各参与审查会签部门符合本办法及相关配套制度的要求；
　b、应当参与的各部门审查意见齐备；
　c、签约程序符合本办法及相关配套制度的规定；
　d、正副本及附件份数齐备。
　3.17.4计划经营部认为需要审查的其他内容。
　3.18 合同审查会签，应按以下程序办理：
　合同承办人向相关业务部门提交合同草案，相关业务部门在1—2个（含本数）完整工作日内审查完毕。
　各审查会签部门应当及时提出审查意见，不得拖延。如遇特殊情况需要延长审查时间的，应向合同承办人说明理由并征得同意，且延长后累计审查会签时间最长不得超过10个（含本数）完整工作日。
　3.19审查会签部门在审查合同草案时，发现重大错误、遗漏或不妥时，应以书面形式提出修改意见，需要退改的，应连同全部文件退还承办人。
　合同承办人修改合同草案后应重新进行审查会签，审查会签期限重新计算。
　3.20 本办法规定应当审查会签的合同根据实际情况确需紧急办理的，合同承办人应在《合同会签单》上说明理由，各参与审查会签部门应予以支持。
　3.21审查意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言；一旦使用，视为对合同草案的否定。
　审查意见应当由具体审查人员及部门负责人签字。
　合同承办人应当妥善保存合同底稿及会签单。合同正式签订后，合同底稿及会签单与合同正本一并归档。
　3.22法定代表人（或授权分管领导）对于本办法第二十二条规定的合同，应根据各审查会签部门的审查意见决定合同是否签订。决定签订的，应在合同的全部文本上以同一形式签字；决定不予签订的，应书面明确表示。
　3.23公司各单位在订立下列合同前，应当报公司业务主管部门与总经济师审查：
　3.23.1利用外资合同；
　3.23.2资产抵押、转让、出售、租赁合同；
　3.23.3担保合同；
　3.23.4标的较大的借款合同；
　3.23.5企业合并、分立合同；
　3.23.6股份制改制、资产重组、重大投资合同；
　3.23.7具有全局影响的或数额巨大的土地使用权转让合同；
　3.23.8其他重大或公司认为有必要报送审查的合同。
　3.24需报省、市审查的合同，由公司计划经营部按照省公司合同管理的有关规定报送审查。
　4合同的履行:
　4.1合同生效后，应当按照约定全面履行义务，并遵循诚实信用的原则，根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。
　4.2合同承办人在合同签订后应根据合同约定及公司各职能部门的职责分工，对合同的履约责任进行分解，并书面通知有关部门。
　承担履约责任的业务部门应当按照各自的职责认真履行合同，对于履行期限较长的合同，应将履行情况每年书面报送合同承办人和公司的法律事务室。
　4.3 承担履约责任的业务部门，对合同对方当事人不按照合同约定履行义务的，应在法定或约定的期限内向对方当事人提出书面异议。
　合同履行过程中，如收到合同对方当事人发出的履行异议，承担履约责任的业务部门也应在法定或合同约定的期限内以法定或约定的方式予以答复。
　异议文件及答复文件须经公司合同承办人及计划经营部审查。
　4.4计划经营部应当根据各履约部门报送的书面履约报告，及时了解长期合同履行中存在的问题，进行归纳分析，提出法律意见，向公司法定代表人（或授权分管领导）报告。
　4.5承担履约责任的业务部门有证据证明对方当事人不履行或不完全履行合同，或存在其他损害公司合法权益的情形，应及时书面报告公司的法定代表人（或授权分管领导），同时抄送合同承办人、法律事务室（或法律顾问），并根据具体情况依法行使抗辩权、代位权及撤消权等权利，尽可能减少和避免损失，以维护公司的合法权益。
　4.6合同订立后，不得因名称的变更或法定代表人、授权委托人或合同承办人的变动而不履行合同义务。
　5合同的变更和解除:
　5.1合同各方当事人协商一致，可以变更或解除合同。
　法律、行政法规规定变更合同应当办理批准、登记等手续的，依照其规定。
　5.2变更或解除合同的通知或协议，应当采用书面形式，协议未达成以前，原合同仍然有效。
　5.3合同变更或解除应严格按照法定或约定的期限。
　因不可抗力或特殊原因不能履行合同的，应当以书面形式及时通知对方当事人；对方当事人要求变更或解除合同的，应当在法定或约定的期限内书面明确回复意见，协商变更或者解除合同，并履行相应的手续。
　符合法定解除合同条件的，有权通知对方当事人依法解除合同；因此遭受经济损失的，除依法可予免责外，应向责任方追偿损失。
　5.4合同变更、解除的审批权限、程序及文书的送达，与原合同订立程序相同。
　6授权委托与合同专用章的管理:
　6.1公司本部及分公司的合同由各单位的法定代表人签署。
　公司的分管领导按照公司本部的有关规定行使签署合同的权利。
　公司各单位的分管领导按照本单位的有关规定行使签署合同的权利。
　6.2 公司的项目部根据本办法第十七条第二款的规定，对外签订合同。不属于授权范围的项目，在签订合同前应当先办理《法定代表人授权委托书》，明确专项授权委托范围和授权期限。
　特殊情况下，未经书面授权或超越授权范围的签署行为，应及时经法定代表人事后追认，否则无效，由此造成公司损失的，合同签署人承担赔偿责任。
　6.3《法定代表人身份证明书》及《法定代表人授权委托书》格式文本由计划经营部负责提供。
　6.4订立合同应当使用合同专用章，不得使用其他专用章代替合同专用章。
　合同对方当事人要求或其他特殊情况必须使用公司行政公章的，可以使用公司行政公章。
　6.5合同专用章由公司经理工作部保管和使用，并建立合同用印专项记录簿。专项记录簿包括以下内容：
　6.6.1合同签署人；
　6.6.2合同承办人；
　6.6.3合同的名称、类型、编号及正、副本份数；
　6.6.4合同履行期限；
　6.6.5用印时间；
　6.6.6移交档案室时间；
　6.6.7备注。
　6.7公司经理工作部应当审查拟盖章合同是否符合本办法第四十五条、第四十六条的规定，对属于本办法第二十二条规定的合同，还应审查是否完整填写《合同会签单》。
　凡拟盖章合同不具备上述条件的，印信秘书应当拒绝盖章。
　6.8公司经理工作部负责对拟盖章合同进行统一编号，并在合同正式签订后负责收回合同正本归档。
　7合同纠纷的处理:
　7.1公司的计划经营部按照本办法第九条规定的职责，第五十五条规定的程序，处理合同纠纷。
　7.2处理合同纠纷的原则：
　7.2.1坚持以事实为依据，以法律为准绳的原则；
　7.2.2各方当事人协商解决的原则；
　7.2.3实事求是，分清责任，维护公司合法权益的原则。
　7.3处理合同纠纷的程序：
　7.3.1协商处理：承担履约责任的业务部门对合同履行过程中出现的纠纷，应及时协商合同承办人和计划经营部，与合同对方当事人达成一致意见的，应当签订书面协商协议。
　7.3.2诉讼或仲裁：合同当事人不能达成书面协商协议的合同纠纷，由计划经营部负责按照合同各方达成的仲裁协议提起仲裁，未达成仲裁协议的，依法向人民法院提起诉讼。
　7.4公司计划经营部处理合同纠纷按照国家有关规定办理。
　7.5公司建立重大合同及处理重大合同纠纷的报告、备案制度。
　重大合同的备案按照国家有关规定执行。
　处理重大合同纠纷的报告和备案按照国家有关规定执行。
　8合同档案的管理:
　8.1公司建立合同档案管理制度，妥善保管合同。合同档案包括以下内容：
　8.1.1合同文本及份数、各文本保存记录；
　8.1.2合同承办人记录；
　8.1.3合同附件、审查会签意见及其他有关文件；
　8.1.4履行情况记载；
　8.1.5纠纷或争议的处理情况记载及有关材料。
　8.2合同档案管理工作由公司计划经营部负责。
　8.3合同档案管理实行工程项目合同档案与非工程项目合同档案分类管理相结合的原则。
　工程项目合同档案的管理：
　凡各单位参与建设的工程项目，有关该工程项目的合同由各单位档案部门管理。
　非工程项目合同档案的管理：
　各单位签订的除上款规定的工程项目以外的合同正本，按照本办法第五十一条的规定，由各单位印信秘书交档案部门存档；合同副本由合同承办人保管和使用，其他相关业务部门由合同承办人提供合同副本或复印件。
　确因工作需要使用合同正本的，使用人应向档案部门办理借用手续，妥善使用，并适时归档。
　8.4各单位的合同承办人和计划经营部应协助本单位档案部门做好合同档案管理工作。
　9考核与奖惩:
　9.1各单位对符合下列条件之一的部门或个人，应当给予表彰或奖励：
　9.1.1在合同管理工作中，认真负责，有突出表现，做出显著成绩的；
　9.1.2在合同订立和履行过程中，为本单位避免或挽回重大经济损失的；
　9.1.3检举、揭发和抵制利用合同进行违法、违章和犯罪活动有功的；
　9.1.4其他应给予奖励的情形。
　9.2各单位对有以下情形之一的，根据情节轻重，对责任者进行行政处分或责令经济赔偿，构成犯罪的，依法追究刑事责任：
　9.2.1订立虚假合同；
　9.2.2伪造合同；
　9.2.3采取欺诈、胁迫等手段订立合同；
　9.2.4非法转让、倒卖合同；
　9.2.5与合同对方当事人恶意串通订立合同或收受贿赂，以谋取个人或小集体利益为目的，损害本单位合法权益的行为；
　9.2.6未经授权、超越代理权限订立合同或以被代理人的名义同自己或者自己代理的其他人订立合同；
　9.2.7合同文本管理不善或泄露合同涉及的商业秘密，造成签约单位重大经济损失的；
　9.2.8不及时处理合同纠纷或放弃追究合同对方当事人的违约责任，造成本单位重大经济损失的；
　9.2.9其他利用合同危害国家利益、社会公共利益和本单位合法权益的违法行为。
　9.3公司经理工作部、计划经营部应当会同有关部门对各单位贯彻执行《合同法》和相关法律、法规及本办法情况进行监督、检查，并将其纳入公司生产经营责任制从严考核，区别不同情况，给予奖励或处罚。
　10附则:
　10.1本办法适用于公司本部及分公司（不含各承包单位之间的合同）。
　10.2本办法由公司计划经营部解释。
　10.3 本办法自颁发之日起施行。已经颁发的有关合同管理的规定、通知等凡与本办法相抵触的同时失效。